Dienstreise-Spesen-Rechner (Inland/Ausland) – 2026
1) Reise eingeben
2) Ergebnis
3) Tagesliste (klickbare Mahlzeiten)
| Datum | Kategorie | Pauschale | Mahlzeiten gestellt | Kürzung | Netto |
|---|
Erklärung & FAQ
Dieser Dienstreise-Spesen-Rechner hilft dir, Verpflegungspauschalen (Inland und Ausland) schnell, nachvollziehbar und „prüfbar“ zu berechnen – inklusive Tagesliste, Mahlzeiten-Kürzung und optionaler Übernachtungspauschale. Du trägst Start- und Endzeit der Reise ein, wählst „Inland (Deutschland)“ oder „Ausland“ und – bei Auslandsreisen – den passenden Ziel-Ort aus der hinterlegten BMF-Auswahl für 2026. Mit einem Klick erzeugt der Rechner automatisch alle Reisetage und zeigt pro Tag: Kategorie (Anreise, Abreise, Volltag oder eintägig), die jeweilige Pauschale, die Kürzung durch gestellte Mahlzeiten und den Netto-Wert.
So zählt der Rechner die Tage: Bei einer eintägigen Reise entsteht eine Verpflegungspauschale erst, wenn die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt. Bei mehrtägigen Reisen gelten der erste und letzte Kalendertag grundsätzlich als An- bzw. Abreisetag und bekommen den „kleinen“ Satz (Inland 14 €; Ausland laut BMF-An/Ab-Satz). Dazwischen liegende Kalendertage mit 24-Stunden-Abwesenheit zählen als Volltage (Inland 28 €; Ausland der BMF-24-h-Satz). Wichtig: Es zählt der Kalendertag – nicht „24 Stunden am Stück“. Daher kann eine Reise von z. B. Montag 18:00 bis Mittwoch 07:00 trotzdem zwei Pauschaltage (Anreise/Abreise) plus ggf. einen Volltag enthalten.
Mahlzeiten-Logik mit echtem Mehrwert: Du kannst pro Reisetag anklicken, ob Frühstück, Mittag- oder Abendessen vom Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung) gestellt wurden. Dann kürzt der Rechner die Verpflegungspauschale tagesbezogen um 20 % (Frühstück) bzw. 40 % (Mittag/Abend) – jeweils bezogen auf den vollen 24-h-Satz des Tages (Inland: 28 €; Ausland: BMF-24-h-Satz). Falls die Kürzung höher wäre als die Tagespauschale, setzt der Rechner den Netto-Betrag für diesen Tag auf 0 € (keine negativen Spesen). Das ist besonders praktisch, wenn du viele Mahlzeiten gestellt bekommst oder Hotel-Frühstück inklusive ist.
Übernachtung optional: Bei Auslandsreisen kann der Rechner zusätzlich eine Übernachtungspauschale anzeigen und in die Gesamtsumme aufnehmen. Standardmäßig setzt er die Nächte auf „Reisetage minus 1“ und belegt den Satz aus der gewählten BMF-Zeile vor. Du kannst Nächte und Satz jederzeit anpassen – z. B. wenn der Arbeitgeber einzelne Nächte direkt bezahlt oder du nur teilweise erstattet bekommst. Hinweis: Für den Werbungskostenabzug sind in der Praxis häufig die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgeblich; die Pauschale ist vor allem im Erstattungskontext relevant.
Elementor-freundlich & exportierbar: Keine externen Bibliotheken, alles in einem HTML-Block, vollständig responsiv. Mit „Abrechnungstext kopieren“ bekommst du eine saubere Zusammenfassung für Mail/Chat/Buchhaltung. Der CSV-Export erzeugt eine Tagesliste, die du direkt an Steuerbüro, Lohnbuchhaltung oder in Excel/Sheets weitergeben kannst. Stand der Auslands-Sätze: BMF-Schreiben für Auslandsreisen ab 01.01.2026. Dieses Tool ersetzt keine Steuerberatung, liefert aber eine starke Rechenbasis. Sonderfälle (erste Tätigkeitsstätte, Sammelpunkt, mehrtägiger Länderwechsel, Flug-/Schiffsregeln, Sachbezug) bitte mit Richtlinie/Steuerberatung prüfen.
Welche Zeiten soll ich eingeben?
Gib die tatsächliche Abfahrts-/Rückkehrzeit an. Bei Flug/Schiff zählt oft der Abwesenheitszeitraum. Bei Unsicherheit: Reisekostenrichtlinie deines Arbeitgebers als Maßstab.
Warum gibt es bei < 8 Stunden oft 0 €?
Bei eintägigen Reisen entsteht die Pauschale grundsätzlich erst bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden. Bei mehrtägigen Reisen zählt dagegen An-/Abreisetag als eigener Pauschaltag.
Was ist der Unterschied zwischen Anreise/Abreise und Volltag?
An- und Abreisetag sind die Randtage einer mehrtägigen Reise. Volltage sind Kalendertage mit 24-Stunden-Abwesenheit (zwischen den Randtagen).
Wie funktioniert die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten?
Pro Tag kannst du Frühstück (-20 %) sowie Mittag/Abend (je -40 %) markieren. Die Kürzung bezieht sich immer auf den vollen 24-h-Satz des Tages, unabhängig davon, wo die Mahlzeit gestellt wurde.
Was, wenn ich mehrere Länder bereise?
Dann gilt je Reisetag der Satz des Ortes, den du vor 24 Uhr Ortszeit erreichst. Für schnelle Näherung: Abschnitte getrennt rechnen oder den höheren Satz verwenden.
Warum ist die Übernachtungspauschale optional?
Pauschalen sind je nach Fall nur bei Arbeitgeber-Erstattungen nutzbar; für Werbungskosten zählen häufig Belege. Darum ist es hier bewusst ein optionaler Block.
Kann der Netto-Betrag negativ werden?
Nein. Der Rechner setzt den Tages-Netto-Wert mindestens auf 0 €, damit Kürzungen keine „Minus-Spesen“ erzeugen.
Wie passt das zur ersten Tätigkeitsstätte?
Verpflegungspauschalen gibt es nur bei Auswärtstätigkeit. Liegt am Ziel eine erste Tätigkeitsstätte vor, gelten andere Regeln. Der Rechner nimmt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit an.
Ist das rechtsverbindlich?
Nein – es ist ein Rechenhelfer. Für Sonderfälle bitte Arbeitgeber-Richtlinie oder Steuerberatung nutzen.
Weitere Rechner & Tools
Passende Tools zum Thema – schnell wechseln, ohne zu suchen.