Automatisierungs-Potenzial-Rechner

Automatisierung klingt oft nach „Wir sparen Zeit“. In der Praxis entscheidet aber nicht das Bauchgefühl, sondern eine saubere Kombination aus Volumen, Bearbeitungsdauer, Fehlerkosten und Umsetzungsaufwand. Genau das bildet dieser Rechner ab. Du gibst ein, wie häufig ein Prozess pro Woche läuft, wie lange ein Vorgang dauert und welcher all-in Stundensatz realistisch ist. Daraus entsteht der monatliche Ist-Aufwand (Stunden und Euro). Zusätzlich berücksichtigen wir eine Fehlerquote: Wenn Vorgänge regelmäßig Korrekturen, Rückfragen oder Nacharbeit auslösen, ist das ein echter Kostentreiber – und häufig ein starker Hebel für Automatisierung.

Der Regler Automatisierbarkeit ist bewusst subjektiv, aber extrem wertvoll: Regelbasierte Prozesse, strukturierte Daten (z.B. Formulare, CSV, Ticketsysteme), klare Ausnahmen und stabile Eingaben erhöhen den Score. Unstrukturierte E-Mails, viele Sonderfälle oder häufig wechselnde Regeln drücken ihn. Je höher der Wert, desto größer die angenommene Reduktion von manueller Bearbeitung und Nacharbeit. Damit du nicht nur ein „Best-Case“ siehst, gibt es Szenarien: Konservativ setzt niedrigere Reduktionsfaktoren an, Realistisch liegt in der Mitte und Ambitioniert zeigt, was mit gutem Prozessdesign und konsequentem Rollout möglich ist.

Ein zweiter, oft unterschätzter Treiber ist Qualität/Compliance. Wenn Fehler zu SLA-Verletzungen, Kundenverlust, Audit-Risiko oder Reputationsschäden führen, ist „Zeit sparen“ nicht der einzige Nutzen. Der Rechner nutzt diesen Wert, um den Potenzial-Index zu schärfen: Prozesse mit moderatem Volumen, aber hoher Kritikalität können dennoch Top-Kandidaten sein – etwa bei Freigaben, Dokumentation oder regulatorischen Prüfungen.

Aus Einsparungen werden erst dann Business-Argumente, wenn Kosten berücksichtigt sind. Deshalb trägst du einmalige Umsetzungskosten (Analyse, Setup, Tests) und laufende Betriebskosten (Tools, Wartung) ein. Der Rechner berechnet daraus Netto-Benefit/Monat, ROI (12 Monate) und Amortisation. Wichtig: Wenn der Netto-Benefit knapp negativ ist, heißt das nicht „Automatisierung ist schlecht“, sondern oft „Scope/Tooling optimieren“ oder „Prozess erst standardisieren“. Nutze die Kopier-Funktion, um Ergebnisse direkt in ein Ticket, ein Angebot oder eine Priorisierungs-Liste zu übernehmen.

FAQ

Was bedeutet „all-in Stundensatz“?

Gemeint ist nicht nur Bruttolohn, sondern auch Nebenkosten, Tools, Führung/Koordination und Overhead. Wenn du unsicher bist: eher etwas höher ansetzen.

Wie schätze ich „Automatisierbarkeit“ realistisch ein?

Hoher Wert: klare Regeln, strukturierte Inputs, wenige Ausnahmen. Niedriger Wert: viel Kontextwissen, kreative Entscheidungen, ständig wechselnde Regeln.

Warum gibt es Szenarien?

Automatisierung ist kein Schalter. Adoption, Datenqualität und Ausnahmen beeinflussen den Effekt. Szenarien zeigen Bandbreiten statt Fantasiezahlen.

Ist der ROI „garantiert“?

Nein. Der Rechner ist ein Entscheidungs-Tool, keine Vertragszusage. Er hilft, Prozesse zu vergleichen und Annahmen transparent zu machen.

Was, wenn der Netto-Benefit negativ ist?

Dann sind meist die laufenden Kosten zu hoch, der Prozess zu selten oder die Regeln zu variabel. Oft hilft Standardisierung oder ein kleinerer MVP-Scope.

Welche Prozesse sind typische „High-ROI“-Kandidaten?

Ticket-Routing, Datentransfers zwischen Systemen, Reporting, Rechnungs-/Belegprüfung, Stammdatenpflege, Erinnerungen/Freigaben und wiederkehrende Prüfungen.